لقد حولت Gmail إلى مدير مهام خفيف الوزن وتخلصت أخيرًا من تطبيقات المهام الخاصة بي وإليك الطريقة

مثل معظم الناس، لقد جربت نصيبي العادل من مديري المهام. لقد ارتدت بين طرف ثالث أندرويد تطبيقات مثل Todoist وTickTick وNotion.

ومع ذلك، لم يتم النقر على أي شيء حقًا. لقد غمرني عدد القوائم التي كان علي الاحتفاظ بها والقرارات المتعلقة بالمكان الذي تنتمي إليه المهمة.

لكن في مرحلة ما، أدركت أنني كنت أقضي وقتًا أطول في إدارة المهام بدلاً من القيام بها. وكانت نقطة الانهيار هي الافتقار إلى السياق. معظم مهامي لم تبدأ كمهام على الإطلاق.

لقد بدأت كرسائل بريد إلكتروني، تحتوي على طلبات، ومتابعات، وموافقات، والتزامات في صندوق الوارد الخاص بي. بدا خلطها في تطبيق منفصل وكأنه عمل مزدحم.

لذا، بدلًا من إضافة نظام آخر، جربت شيئًا أبسط.

لقد حولت بريد جوجل نفسه إلى مدير مهام خفيف الوزن، حيث كان العمل يحدث بالفعل.

أعد التفكير في المهام الفعلية

أحد الأسباب التي جعلت معظم مديري المهام لا يلتزمون بي أبدًا هو أنهم يتعاملون مع كل مهمة بنفس الطريقة.

انتهى كل من الرد السريع، ومتابعة الاجتماع، والمشروع طويل الأمد كمربعات اختيار متطابقة، مما جعل قائمة المهام الخاصة بي تبدو أثقل مما ينبغي.

أدركت أن المشكلة تكمن في كيفية تحديد المهام.

عندما تراجعت، أدركت أن العديد من “المهام” الخاصة بي لم تكن مهامًا على الإطلاق. لقد كانت عبارة عن رسائل بريد إلكتروني أحتاج إلى الرد عليها، أو قرارات يتعين علي اتخاذها، أو معلومات أحتاج إلى الرجوع إليها لاحقًا.

ومن خلال فرض كل شيء في مدير المهام التقليدي، كنت أقوم بتكرار العمل.

إذا استغرقت رسالة البريد الإلكتروني أقل من دقيقتين، فأنا أتعامل معها على الفور. وإذا احتاج الأمر إلى متابعة، فإنه يصبح مهمة. إذا كانت معلوماتية بحتة، فستظل مؤرشفة.

بعد أن توقفت عن محاولة استخراج المهام من البريد الإلكتروني وعملت فيه بدلاً من ذلك، أصبحت إدارة عبء العمل الخاص بي أكثر بساطة.

تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام (دون مغادرة Gmail)

الميزة التي جعلت هذا النظام ينقر موجودة على مرأى من الجميع على واجهة سطح المكتب في بريد جوجل.

افتح المهام من الشريط الجانبي الأيمن، اسحب رسالة بريد إلكتروني إليها، وسيقوم Gmail على الفور بتحويل هذه الرسالة إلى مهمة.

ترث المهمة موضوع البريد الإلكتروني كعنوان له، وتتضمن رابطًا مباشرًا يعود إلى الرسالة الأصلية، وتتزامن تلقائيًا مع مهام جوجل برنامج.

في تطبيق الهاتف المحمول، يمكنك فتح رسالة بريد إلكتروني، والنقر فوق أيقونة القائمة ثلاثية النقاط في الأعلى، ثم اختر أضف إلى المهام.

ما يجعل هذا فعالاً للغاية هو مدى شعورك بعدم الاحتكاك.

لا يتعين علي نسخ التفاصيل، أو تبديل التطبيقات، أو تحديد كيفية صياغة المهمة. يمكنني إعادة تسميته على الفور إلى شيء قابل للتنفيذ، مثل “الرد مع التعديلات” أو “إرسال الفاتورة” أو “مراجعة المستند”، والمضي قدمًا.

يظل البريد الإلكتروني الأصلي مرفقًا، لذلك لا يتم فقدان السياق أبدًا. إذا كنت بحاجة إلى التحقق من مرفق، أو إعادة قراءة سلسلة رسائل، أو تأكيد الموعد النهائي، فكل ما عليك فعله هو نقرة واحدة.

استخدام مهام Google لكل شيء ليس بريدًا إلكترونيًا

بعد أن أصبح Gmail ومهام Google الخيار الافتراضي بالنسبة لي للمهام المستندة إلى البريد الإلكتروني، كان السؤال الواضح هو ما يجب فعله بكل شيء آخر، مثل الأفكار والتذكيرات والمهام الشخصية.

أي شيء لم يبدأ كبريد إلكتروني انتقل مباشرة إلى مهام Google. سأقوم بإضافتها يدويًا من تطبيق المهام على هاتفي أو من الشريط الجانبي على سطح المكتب.

أبقي العناوين قصيرة وأقاوم الرغبة في الإفراط في التنظيم.

كان المفتاح هو التعامل مع المهام باعتبارها شاملة وليس مخططًا. لقد كان المكان الذي ذهبت إليه الأشياء غير المكتملة، لذلك لم تشغل مساحة ذهنية.

حيث يقصر هذا الإعداد، ولماذا أحتفظ به على أي حال

إن إعداد Gmail والمهام الخاص بي ليس مثاليًا، ولن أدعي أنه يحل محل كل ميزة في مدير المهام المخصص.

مهام Google بسيطة عن قصد. ولا يدعم نظام وضع العلامات أو التسلسل الهرمي للمشروع أو التحليلات المضمنة أو تقارير الإنتاجية.

إذا كنت تدير مشاريع كبيرة ومتعددة الخطوات ذات تبعيات وجداول زمنية، فسيشعر هذا النظام بأنه مقيد.

كما أنها ليست رائعة للتخطيط طويل المدى. على الرغم من أنه يمكنك إضافة مواعيد نهائية في المهام، إلا أنها لا تقدم ميزات متقدمة مثل أوضاع التخطيط الأسبوعي أو موازنة عبء العمل أو تتبع التقدم؛ الأشياء التي تؤديها تطبيقات مثل TickTick وTodoist بشكل جيد.

إذا كنت تعتمد على هذه الميزات لتبقى متحفزًا، فقد تبدو مهام Google مجردة.

لكن هذه البساطة هي سبب احتفاظي بها.

أنا أعيش بالفعل داخل نظام Google البيئي. Gmail مفتوح طوال اليوم، بينما يدير تقويم Google جدول أعمالي. وتتكامل مهام Google مع كليهما. لا يوجد صندوق وارد منفصل للأشياء التي يجب معالجتها.

من خلال عمل Gmail والمهام معًا، يمكنني بسهولة إنشاء المهام أثناء قراءة رسالة بريد إلكتروني، وليس لاحقًا عندما قد أنساها.

ترتبط كل مهمة بالبريد الإلكتروني الأصلي، لذا لا يتعين علي نسخ التفاصيل أو لصق الروابط أو التساؤل عن سبب إضافة شيء ما في المقام الأول.

بالنسبة للعمل اليومي، يعد هذا أكثر فائدة بكثير من مدير المهام القوي.

جمال استخدام Gmail كمدير المهام

بعد سنوات من التنقل بين التطبيقات المخصصة للمهام، وجدت أخيرًا نظامًا ثابتًا لأنه يتناسب بسلاسة مع الطريقة التي أعمل بها بالفعل.

Gmail، مقترنًا بـ مهام جوجل، يبقي عناصري القابلة للتنفيذ في المقدمة والوسط دون أن يطلب مني الاحتفاظ بتطبيق أو نظام بيئي آخر.

ومع ذلك، فهي ليست مثالية. فهو يفتقر إلى طرق عرض المشروع المتقدمة، والتذكيرات لسير العمل المعقد، وبعض الميزات المبهجة التي يوفرها الآخرون مديري المهام يعرض.

لكن بالنسبة لي، البساطة هي النقطة.

لقد أصبح Gmail مدير المهام الخفيف الذي يسهل الوصول إليه دائمًا والذي يساعد في الحفاظ على يومي منظمًا دون الحاجة إلى العمل الإضافي.